Om Welcome Workdays og Tjenesteplattformen
Welcome Workdays AS, inkludert tilknyttede selskaper, ("Welcome Workdays", "vi", "oss" eller "vår") eier og driver virksomhet knyttet til levering av en plattform innen digitale tjenester for næringseiendom ("Tjenesteplattformen").
Welcome Workdays er et privat aksjeselskap etablert i Norge, registrert under organisasjons nummer 931 614 916 og med forretningsadresse Universitetsgata 2, 0164 OSLO
Denne personvernerklæringen ("Personvernerklæringen") inneholder informasjon om Welcome Workdays behandling av personopplysninger som Welcome Workdays utfører i rollen som behandlingsansvarlig og for sine egne formål i tilknytning til levering av digitale tjenester som tilbys via Tjenesteplattformen (samlet "Tjenestene"). Tjenestene omfatter ulike produkter som forenkler brukerreisen for personer som oppholder seg i og benytter fasiliteter i eiendommene knyttet til Tjenesteplattformen, for eksempel i forbindelse med registrering, møteromsbooking, parkering, kantinekjøp og lignende.
Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger Welcome Workdays behandler, hvordan vi behandler dem, for hvilke formål og på hvilket grunnlag som behandlingsansvarlig. Personvernerklæringen forklarer også hvilke rettigheter du har og hvordan du kan håndheve disse med hensyn til vår behandling av dine personopplysninger.
Welcome Workdays behandler også en rekke personopplysninger i rollen som databehandler for andre tredjeparter. Dette gjelder for eksempel når vi mottar og behandler opplysninger på vegne av våre kunder som er knyttet til Tjenesteplattformen, som kan være for eksempel leietaker, gårdeier eller andre tredjeparter . Welcome Workdays kunder benytter Tjenesteplattformen for sine egne behandlingsformål og Welcome Workdays behandler personopplysninger på vegne våre kunder på bakgrunn av nærmere instruks fra disse. Kundene våre er da ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i løsningen. Behandlingen vi gjør på vegne kundene reguleres gjennom en databehandleravtale vi har inngått med de relevante kundene. Behandlingsformålene samt rettslig grunnlag og annen relevant informasjon om behandlingen er nærmere beskrevet i kundenes (gårdeier, leietaker, kantinedriftsleverandør mv.) egne personvernerklæringer. Vi henviser til disse erklæringene for mer informasjon.
Hvis du ønsker å kontakte Welcome Workdays angående vår behandling av personopplysninger i Tjenesteplattformen som behandlingsansvarlig, vennligst bruk kontaktinformasjonen som er inkludert nederst i denne personvernerklæringen.
Hvem vi behandler personopplysninger om
Welcome Workdays behandler personopplysninger om registrerte brukere som benytter Tjenesteplattformen eller når brukere gir oss personopplysninger når de ber om informasjon eller andre Tjenester fra oss i tilknytning til Tjenesteplattformen.
Hvem vi behandler personopplysninger om avhenger av hvem som benytter Tjenesteplattformen og kjøper Tjenestene fra oss, men dette vil typisk være følgende personer:
Administrativt ansatte eller andre kontaktpersoner hos gårdeiere, leietakere, kantinedriftsleverandør, konferanseverter mv.
Administrativt ansatte eller kontaktpersoner hos kunder eller forretningsforbindelser av gårdeiere, leietakere mv.
Besøkende og andre gjester i eiendommen.
Kontaktpersoner hos Welcome Workdays egne leverandører og samarbeidspartnere
Andre personer vi behandler personopplysninger om pga. opphold i eller i nærheten av eiendommene.
Besøkende på Welcome Workdays sine nettsider.
Formål og grunnlag for behandling av personopplysninger i Tjenesteplattformen
Registering og administrering av brukerkonto
For at vi skal kunne konfigurere og administrere brukerkontoer ved bruk av Tjenestene, må vi behandle personopplysningene om den som registrerer kontoen. Når det opprettes en brukerkonto på nettstedet vårt eller i Tjenesteplattformen må det opplyses om brukernes personalia og kontaktinformasjon samt passord. Vi trenger denne informasjonen for å kunne tilby Tjenestene og skille mellom brukere. Brukerne kan også bli bedt om å gi opplysninger om ansettelsestilhørighet eller lignende relasjon til gårdeier, leietaker, eiendommen eller andre i tilknytning til eiendommen. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger som beskrevet i dette punktet er at behandlingen er nødvendig for å levere Tjenestene.
Gi tilgang til Tjenestene gjennom tredjeparts-ID
Welcome Workdays tillater tilgang til Tjenestene ved å bruke en tredjeparts-ID/-innloggingsløsning. For å lette dette behandler vi personopplysninger tilknyttet brukernavn fra tredjeparts-ID. Det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysninger som beskrevet i denne delen er samtykke fra brukeren til å bruke tredjeparts-ID for å logge på Tjenestene.
Håndtering av bestillinger og behandling av betalinger
På sikt, ved eventuell betaling for Tjenestene våre i Tjenesteplattformen, må vi behandle personopplysninger, for eksempel brukernavn, fullt navn, e-postadresse, post/fakturaadresse, kredittkortinformasjon og IP-adresse til den som betalinger gjelder eller den som sørger for betalingene. Det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysninger som beskrevet i dette punktet er at behandlingen er nødvendig for å levere og motta betaling for Tjenestene.
Kundeservice og tilbakemelding
For å kunne gi svar på kundetilbakemeldinger eller andre spørsmål om Tjenesteplattformen, samt tilby hjelp i forbindelse med bruk av Tjenestene, behandler vi personopplysninger for å identifisere den som vi kommuniserer med og for å gi kundeservice. Avhengig av hjelpen som etterspørres kan vi be om ytterligere personopplysninger for å gi riktig og god kundeservice. Det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysninger som beskrevet i denne delen er å oppfylle uttrykkelige forespørsler, oppfylle kontrakten med våre kunder samt ivareta Welcome Workdays legitime interesse i å forbedre Tjenestene våre og servicen vi yter.
Markedsføring
Vi ønsker å hjelpe kundene våre med å få mest mulig ut av Tjenestene. Derfor kan vi sende ut, eller på annen måte varsle om, ulike tilbud og aktiviteter via e-post, f.eks. i form av nyhetsbrev, markedsføringsmateriale, unike tilbud basert på preferanser eller informasjon om andre spesialtilbud. For dette formålet vil vi behandle e-postadressen vi har mottatt fra registrerte og aktive brukere samt informasjon om tidligere preferanser og dialog mv.
Det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysninger for markedsføringsformål er samtykke og vår legitime interesse i å informere brukere om Tjenesten og sikre at brukerne får størst mulig fordel av Tjenestene. Samtykkene for denne behandlingen kan administreres ved å kontakte oss via e-post ved å bruke e-postadressen vi har gitt nederst i denne personvernerklæringen. Å trekke tilbake samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket tilbake.
Forhindre og avdekke misbruk av Tjenestene/Tjenesteplattformen
Hvis vi mistenker eller oppdager uregelmessig aktivitet på Tjenesteplattformen, herunder i tilknytning til brukerkontoer, vil vi ta nødvendige grep. Dette kan omfatte behandling av personopplysninger knyttet til den aktuelle kontoen. Det juridiske grunnlaget for behandling av opplysninger som beskrevet i denne delen er våre legitime interesser i å forhindre og oppdage misbruk av Tjenestene.
Forbedre og utvikle Tjenestene
Når brukere benytter Tjenestene våre, samler vi inn og bruker personopplysninger knyttet til brukeraktivitet, for å analysere hvordan Tjenestene våre fungerer og forbedre dem tilsvarende. For eksempel vil vi beholde og evaluere informasjon om nylige besøk til og bruk av Tjenestene våre, samt hvordan brukere beveger seg rundt i forskjellige deler av Tjenestene våre. En slik brukeranalyse hjelper oss med å forstå hvordan besøkende og kunder mv. bruker og navigerer på Welcome Workdays-plattformen, slik at vi kan gjøre Tjenestene våre bedre og enda mer brukervennlige. Selv om noen av opplysningene som er samlet inn for disse formålene inneholder personopplysninger om brukerne, vil de fleste opplysningene som er samlet inn fra analysen, vanligvis ikke inneholde noen personopplysninger. Tjenestene bruker forskjellige teknikker for å kunne huske innstillingene og preferansene til brukere, for å tilpasse utseendet og opplevelsen av Tjenestene eller analyse.
Tilgang til personopplysninger
Deling med tredjeparter
Enkelte tjenester som Welcome Workdays tilbyr, bruker underleverandører og tredjeparts tjenester for å gi autentisering av Tjenesten. I forbindelse med slik bruk vil visse personopplysninger angående brukeropplysninger automatisk overføres til og fra Welcome Workdays. Formålet med denne delingen er å tilby Tjenestene.
I tillegg kan Welcome Workdays bruke tredjeparter, inkludert tilknyttede selskaper, til å samle inn og behandle personopplysninger på Welcome Workdays sine vegne, for å tilby Tjenestene, samt forbedre og utvikle Tjenesteplattformen. Slike underleverandører av IT-tjenester inkluderer de som framgår av punkt 4.2. Disse underleverandørene kan ha tilgang til personopplysninger hvis personopplysningene lagres hos underleverandøren eller på andre måter er tilgjengelige for underleverandøren i samsvar med deres kontrakt med oss. Welcome Workdays har inngått databehandleravtaler med disse underleverandørene, som behandler opplysningene i samsvar med vilkårene i databehandleravtalen og i henhold til vår instruks. Underleverandøren kan bare bruke personopplysningene til de formål Welcome Workdays bestemmer og som beskrevet i denne personvernerklæringen.
Hvis du vil vite mer om hvordan tredjeparts tjenesteleverandører håndterer personopplysninger, oppfordrer vi deg til å besøke websiden til den aktuelle tredjepartstjenesteleverandøren og finne frem til deres respektive personvernerklæringer.
Informasjon om brukere av Tjenestene vil bli behandlet på en sikker og konfidensiell måte, og vil bare være tilgjengelig for personell eller tredjepart hvis det er nødvendig for å kunne tilby Tjenestene.
Welcome Workdays tilgjengeliggjør ikke personopplysninger under andre omstendigheter eller måter enn det som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre du eksplisitt ber om eller gir samtykke til slik tilgjengeliggjøring eller med mindre Welcome Workdays uttrykkelig er pålagt slik deling til relevante myndigheter mv. gjennom gjeldende lover og regler som gjelder for Welcome Workdays virksomhet (for eksempel regnskaps eller skattelovgivning eller lignende).
Liste over tredjeparts tjenesteleverandører
Welcome Workdays bruker flere tredjepartsleverandører som behandler personopplysninger på Welcome Workdays vegne med det formål å tilby Tjenestene. Fullstendig oversikt finnes her:
Overføring av personopplysninger til tredjeland
For å levere Tjenestene, kan Welcome Workdays være nødt til å overføre personopplysninger til land utenfor EU / EØS ("tredjeland") ved bruk av ovennevnte tredjeparts tjenesteleverandører, hvis slike tjenesteleverandører er lokalisert i et tredjeland eller bruker underprosessorer lokalisert i tredjeland. Welcome Workdays vil ikke overføre personopplysninger til tredjestater utenfor EU / EØS som ikke tilbyr tilstrekkelig beskyttelse, med mindre passende garantier er på plass, for eksempel å inngå EUs standardavtaleklausuler. Welcome Workdays kan overføre samlede personopplysninger til både innenlandske og internasjonale tredjeparter for i) å forbedre eller utvikle Tjenestene og ii) sikre at Tjenestene fungerer tilfredsstillende.
Informasjonssikkerhet
Vi håndterer personopplysningene dine på en sikker måte og har etablert prosedyrer som tilfredsstiller kravene som er beskrevet i personvernlovgivningen. Sikkerhetstiltakene er både tekniske, kontraktsmessige og organisatoriske. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger. Vi har også inngått avtaler med våre underleverandører som håndterer personopplysninger på våre vegne, som pålegger dem å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet i tilknytning til produktene/tjenestene de leverer til oss.
Vi begrenser tilgangen til personopplysninger som behandles i Tjenesten til personell som har behov for tilgang for å kunne utføre sine oppgaver. Vi har mekanismer og rutiner for tilgangskontroll slik at personopplysninger bare er tilgjengelig for personell med et legitimt behov.
Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.
Lagringstid og sletting
Vi sletter personopplysninger når det ikke lenger er behov for å beholde disse for de formålene de ble samlet inn for, se punkt 3.
Når en brukerkonto slettes, vil vi slette alle personopplysningene vi har i tilknytning til kontoen din 90 dager etter bekreftelse på sletting. Vi oppbevarer personopplysningene i 90 dager i tilfelle kontoen ble slettet ved et uhell eller brukeren angrer på beslutningen om å avslutte bruken av Tjenesteplattformen.
Vær oppmerksom på at visse typer opplysninger kan oppbevares i lengre tid hvis slik oppbevaring er nødvendig for å etterleve lovpålagte krav, for eksempel krav som følger av bokføringslov, eller for å løse tvister, håndheve Welcome Workdays avtaler eller for å overholde tekniske og juridiske krav eller begrensninger knyttet til sikkerhet, integritet og drift av Tjenestene eller Tjenesteplattformen.
Registrertes rettigheter
Brukere som vi har registrert personopplysninger om har en rekke rettigheter i forbindelse med Welcome Workdays sin behandling av personopplysningene. Hvilke rettigheter de registrerte har, avhenger av omstendighetene. Hvis du har spørsmål eller ønsker å håndheve rettighetene dine, oppfordrer vi deg til å kontakte oss ved å bruke kontaktinformasjonen som er inkludert nederst i denne personvernerklæringen. Vi vil om nødvendig be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon i forbindelse med utøvelse av dine rettigheter under personvernregelverket. Dette gjøres for å være sikker på at det er kun du som gis tilgang til dine personopplysninger – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Rett til innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, og til å motta kopi av disse. Dersom du har egen brukerkonto vil du også ha tilgang til opplysningene som er registrert i Tjenesten via brukerkontoen din.
Rett til rettelse eller sletting: Du kan ta kontakt med oss for å få rettet opplysninger som er registrert om deg i Tjenesten, eller be oss om å slette personopplysninger. Merk at du også kan oppdatere/korrigere og slette enkelte opplysninger selv dersom du har egen brukerkonto hos oss. Du har da tilgang til opplysningene som er registrert i Tjenesteportalen via brukerkontoen din. Vi vil så langt som mulig svare på en forespørsel om å slette personopplysninger, utover det du kan slette selv. Imidlertid, hvis det er tvingende grunner til ikke å slette, for eksempel at vi må lagre informasjonen for dokumentasjonsformål, kan vi ikke etterkomme en slik sletteanmodning.
Rett til å trekke tilbake samtykke: Hvis du har gitt samtykke til at vi behandler personopplysningene dine for eksempel for å motta nyhetsbrev eller andre former for markedsføring, kan du når som helst trekke tilbake dette samtykke i Tjenesteplattformen. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen på samme måte.
Rett til å motsette eller begrense en behandlingsaktivitet: Under visse betingelser kan det hende du har rett til å motsette deg, eller be om at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger. Dette kan være tilfelle der vi behandler dine personopplysninger basert på behandlingsgrunnlaget berettiget interesse.
Rett til dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til en annen behandlingsansvarlig. Dersom det er relevant og teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til annen behandlingsansvarlig.
Rett til å klage til tilsynsmyndighet: Hvis du er uenig i måten Welcome Workdays behandler personopplysningene dine på, kan du sende inn en klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten (i Norge: Datatilsynet). Vi håper at du velger å kontakte oss først ved å bruke den oppgitte kontaktinformasjonen nederst i denne personvernerklæringen.
Cookies (informasjonskapsler) og lignende teknologier
Tjenestene våre bruker informasjonskapsler og lignende teknologier. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som er lagret i nettleseren din eller enheten din, noe som får en webside til å gjenkjenne nettleseren eller enheten hver gang. Både nettsiden og samarbeidspartnerne kan bruke informasjonskapsler og lignende teknologier.
Informasjonskapsler inneholder blant annet informasjon om navigering, besøkelsestid, nettleserversjon etc., og vil bli samlet inn for markedsføringsformål og for å gi deg en bedre brukeropplevelse.
Endringer i denne erklæringen
Welcome Workdays kan gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Nyeste versjonen er tilgjengelig på https://wlcm.work/privacy. Vi vil varsle på praktisk og tilgjengelig måte i tilfelle materielle endringer.
Kontaktinformasjon
Hvis du har spørsmål eller kommentarer angående denne personvernerklæringen, til hvordan Welcome Workdays behandler personopplysninger som behandlingsansvarlig i forbindelse med Tjenesteplattformen, eller du ønsker å utøve dine rettigheter overfor Welcome Workdays i denne rollen, kan du kontakte oss på følgende måter:
Via chatmodul