Prosessflyt:
Brukeropprettelse:
Etter brukeren er opprettet i Welcome, enten enkelthvis eller i bulk gjøres kortbestillinger håndteres på brukernivå. Kun leietakeradministratorer har myndighet til å bestille nye kort for sine brukere. For å bestille et nytt kort navigerer leietakeradministratoren til "Bruker"-siden og velger brukeren det gjelder.
Påkrevd handling: Leietakeradministratoren klikker på "Bestill kort"-knappen, som utløser en automatisk bestillingsforespørsel sendt til bygningsadministratoren.
Kortproduksjon:
Bygningsadministratoren mottar kortbestillingsforespørselen via "Bygningsadmin"-skjermen. De genererer adgangskortet i sitt adgangskontrollsystem og legger inn følgende detaljer i Welcome Workdays:
Kortnummer
Kortets PIN-kode
Leveringsinstruksjoner (hvor og hvordan brukeren kan hente kortet sitt)
Påkrevd handling: Når bygningsadministratoren bekrefter kortdetaljene ved å klikke på "Bekreft kort"-knappen, sendes en e-post til leietakerbrukeren og leietakeradministratoren med en bekreftelse. E-posten inneholder leveringsinstruksjonene, og brukeren informeres om at de kan hente PIN-koden sin i Welcome Workdays-portalen.
Bekreftelse og overlevering
Når kortet er opprettet, kan leietakerbrukeren se kortinformasjonen sin i Welcome Workdays-portalen. De vil også motta en bekreftelses-e-post med instruksjoner om hvor og hvordan de kan hente kortet sitt.
Merk: PIN-koden vil være tilgjengelig for brukeren i Welcome Workdays-portalen. Den synkroniseres ikke automatisk med adgangskontrollsystemet.
Definisjoner:
Kontorbrukere:
Sluttbrukere som mottar og bruker adgangskort for å få tilgang til bygget.
Kan se kortdetaljer (inkludert PIN-kode) i Welcome Workdays-portalen og melde fra om mistet eller stjålet kort.
Kan se og laste opp profilbilde.
Leietakeradministratorer:
Ansvarlige for å administrere brukere innenfor deres leietakerselskap.
Har en sentral rolle i å invitere inn brukere, masseopplaste brukere, bestille kort for enkeltpersoner og overvåke statusen på brukerkort.
Bygningsadministratorer:
Administrerer byggets adgangskontrollsystem.
Behandler kortbestillinger, oppretter kort i systemet og oppdaterer kortdetaljer (f.eks. PIN-koder).
Sikrer riktig kommunikasjon til leietakeradministratorer og kontorbrukere om kortutlevering og PIN-kodeinformasjon.